SURAT DINAS

 SURAT DINAS

Gambar 1

A. Hakikat Surat

Kemajuan teknologi saat ini, sebenarnya memberikan berbagai alternatif yang dapat menggantikan penyampaian pesan melalui sarana surat, seperti internet, telegram, faksimile, dan telepon. Kenyataannya pesan surat masih tetap dominan karena berbagai kelebihan yang dimilikinya dibandingkan dengan media lain. Surat memiliki daya tampung pesan yang sangat leluasa, daya jangkau yang luas, dan tingkat pembiayaan yang rendah. Namun, berkomunikasi dengan surat ternyata tidaklah mudah, terutama untuk kepentingan formal. Penulisan dituntut untuk dapat menyajikan pesannya dalam bahasa yang logis, jelas, singkat, dan sistematis, serta dalam format yang sesuai (Saddhono dan Slamet, 2014: 186-187).

Menulis surat sebenarnya tidak jauh beda dengan menulis lainnya. Dalam menulis surat, kita juga perlu mengetahui untuk keperluan apa surat itu ditulis. Namun demikian, bentuk surat berbeda dengan bentuk tulisan cerita, pidato, dan lainnya. Oleh karena itu, dalam penulisannya pun sedikit memiliki perbedaan.

 

1. Pengertian Surat

Secara umum, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Saddhono dan Slamet (2014: 186) menyatakan surat merupakan salah satu sarana komunikasi yang sangat akrab dengan kehidupan kita. Selain itu Suryani dkk. (2014: 2) juga berpendapat bahwa surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi/lembaga/instansi.

Berdasarkan pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi untuk menyampaikan gagasan atau maksud dari penulis kepada penerima surat dalam bentuk tulisan. Melalui surat, isi atau pesan yang dimaksud dapat terkirim kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.

 

2. Jenis-jenis Surat

Berbicara mengenai surat, biasanya asosiasi hanya merujuk kepada suatu bentuk komunikasi tulis yang serupa. Padahal jenis surat itu beraneka macam bergantung tujuan, isi, dan sifat. Penggolongan surat (Bratawidjajadalam Saddhono dan Slamet, 2014: 187) sebagai berikut.

a. Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut.

1) Surat pribadi, yaitu surat yang dikirim seseorang kepada orang lain atau instansi/organisasi. Jika surat ini ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif bebas. Akan tetapi, bila surat ditujukan kepada pejabat atau instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan penaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.

2) Surat dinas, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintahan untuk kepentingan administrasi pemerintah atau instansi swasta.

3)  Surat niaga, yaitu surat resmi yang digunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

b. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat laporan, surat pengantar, surat undangan, dan surat lamaran pekerjaan.

c. Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

1) Surat biasa, yaitu isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju..

2) Surat konfidensial (terbatas), maksudnya, isi surat hanya diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

3) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

d. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat biasa, edaran, dan pengumuman.

e. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atau surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

f. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks atau faksimile, memo, dan nota.

g. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern (Suparno dan M. Yunus dalam Saddhono dan Slamet, 2014: 187— 188).

 

B. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan pula. Bila surat dinas tersebut berhubungan dengan masalah pemerintahan, maka surat tersebut disebut surat dinas pemerintahan dan kalau menyangkut niaga maka disebut surat dinas niaga/dinas swasta.

Ada pula yang menyebutkan bahwa surat dinas adalah surat berisi masalah-masalah kedinasan. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah surat yang bersifat kedinasan baik dalam pengelolaan maupun pembuatannya.

 

1. Pengertian Surat Dinas

Menurut Ulyani (2012: 8) surat dinas memiliki arti yang sangat penting, tidak hanya untuk instansi pemerintahan atau pun lembaga swasta, tetapi juga dapat digunakan oleh perorangan yang memiliki kebutuhan penting dengan keberadaan surat dinas. Surat dinas/resmi adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam administrasi untuk penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan, dan lain-lain antara instansi yang satu dan yang lain atau instansi kepada perseorangan (Mustakim, 1994: 163-164). Selanjutnya Suryani dkk (2014: 64) menyatakan surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu.

Berdasarkan pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah alat komunikasi tertulis menyangkut kepentingan kedinasan, namun surat dinas tidak hanya dapat digunakan oleh instansi pemerintahan, tetapi juga dapat digunakan oleh perorangan yang memiliki kebutuhan penting.

 

2. Fungsi Surat Dinas

Seperti yang telah disebutkan di atas, surat merupakan bentuk dari komunikasi tertulis yang berfungsi sebagai wakil dari pengirim kepada penerima. Namun selain hal tersebut, khususnya surat dinas juga dapat berfungsi sebagai:

a. Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian;

b. Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan;

c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau;

d. Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan dan sebagainya;

e. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan;

f. Duta atau wakil organisasi; dan

g. Barometer kemajuan kantor.

 

Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika terdapat tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya tidak terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk dipahami.

Selain itu, pikirkan juga kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat dinas. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas maksudnya. Perlu diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat menentuksan maksud isi surat. Tanda baca dapat memperjelas gagasan dan membantu pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi, penggunaan tanda baca sebaiknya tidak berlebihan karena akan memgaburkan maksud kalimat.

 

3. Jenis-jenis Surat Dinas

Jenis-jenis surat dinas menurut Bratawidjaja (dalam Ulyani, 2012:12) terdapat tiga belas varian. Jenis-jenis surat dinas telah mengalami perkembangan yang cukup pesat demi mengakomodasikan kepentingan komunikasi antarlembaga dan di dalam lembaga itu sendiri. Di bawah ini akan dibahas jenis-jenis surat yang diklasifikasikan oleh Bratawidjaja (dalam Ulyani, 2012: 12—16) sebagai berikut.

a.  Surat Undangan Dinas.

Surat undangan dinas berisi permohonan kapada suatu instansi atau perseorangan agar menghadiri sebuah pertemuan. Untuk hari, tanggal, dan tempatnya telah tertulis dalam surat undangan dinas.

b.  Surat Kuasa.

Surat kuasa dibuat ketika yang berkepentingan tidak bisa datang atau berhadapan langsung dengan pihak lain. Pihak tersebut, kemudian membuat surat kuasa sebagai ganti dalam pengalian kekuasaan dari seseorang kepada orang lain untuk bertindak atau melaksanakan terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pemberi kuasa yang tidak dapat dilaksanakan sendiri.

c.  Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat dinas yang berfungsi mengantarkan sesuatu (orang/barang) dari pihak tertentu kepada pihak lain. Misalnya, surat pengantar reportase bagi wartawan.

d.  Surat Perintah

Surat perintah berisikan tugas dan perintah dari atasan terhadap bawahannya untuk melaksanakan sesuatu yang diinginkannya.

e. Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat dinas yang diedarkan agar berita dinas atau pesan yang diedarkan diketahui oleh anggota atau orang-orang tertentu.

f. Surat Keputusan

Surta keputusan adalah surat dinas yang berisikan pernyataan untuk memberikan suatu keputusan sesuai dengan bunyi keputusan tersebut.

g.  Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat dinas yang isinya memberikan keterangan mengenai suatu hal agar pihak yang bersangkutan tidak timbul kerugaan. Jenis surat ini juga disebut sebagai surat referensi atau surat rekomendasi.

h.  Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja merupakan surat dinas yang memerintahkan untuk melaksanakan suatu perkerjaan sesuai dengan yang tertera di dalam surat perintah tersebut. Surat ini, biasanya diberikan kepada perusahan yang telah memenangkan tender pekerjaan.

i.   Surat Tugas

Surat tugas merupakan surat dinas yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf atau bawahannya. Surat ini memuat petunjuk yang harus dilakukan seseorang atau kelompok dalam bentuk suatu organisasi atau satuan kerja.

j.   Surat Instruksi.

Surat instruksi merupakan surat dinas yang memuat petunjuk-petunjuk secar teknis dan teperinci tentang semua yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan. Selain itu, surat ini juga memuat petunjuk dan tuntutan mengenai tata cara dalam melaksanakan ketetapan atau kebijaksanaan.

k.  Surat Pengumuman.

Surat pengumuman merupakan surat dinas yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum dan kepada pihak-pihak yang terlihat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.

l.   Surat Nota Dinas.

Surat nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang digunakan antarpejabat atau unit organisasi di ingkungan intern dinas yang bersifat meminta penjelasan atau keputusan.

m. Surat Memorandum.

Surat Memorandum adalah salah satu alat komunikasi di lingkungan dinas yang bersifat penyampaian tidak resmi (lugas).

 

4. Bagian-bagian Surat Dinas

Menurut Soedjito dan Solchan (2016: 38-65) bagian-bagian surat resmi yang lengkap adalah sebagai berikut.

a. Kepala Surat.

Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas. Boleh juga diketik di tengah-tengah. Kepala surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam bentuk yang menarik dan menyebutkan:

1) nama kantor/jawatan/perusahaan,

2) alamat,

3) nomor telepon,

4) nomor kotak pos (jika ada),

5) nama alamat kawat (jika ada), dan

6) faksimile (jika ada).

Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh sebab itu, jangan memakai blangko surat dinas untuk berkirim-kiriman surat secara pribadi. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat (identitas) pengirim surat.

Contoh:

 

Gambar 2
 

 

b. Tanggal Surat

Tanggal surat diketik sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) dan kanan atas (lurus/setengah lurus, dan Indonesia). Boleh juga diketik di sebelah kanan bawah. Nama tempat tidak perlu dicantumkan sebab sudah termuat pada kepala surat. Nama tempat perlu dituliskan pada surat-surat yang tidak berkepala surat, misalnya surat pribadi dan surat lamaran pekerjaan. Nama bulan hendaknya ditulis dengan huruf secara lengkap.

Contoh:  

Gambar 3

             

c. Nomor Surat

Guna nomor surat ialah:

1) memudahkan mengatur penyimpanan,

2) memudahkan mencarinya kembali,

3) mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar,

4) mempercepat penyelesaian surat-menyurat (membalas surat), dan

5) memudahkan petugas kearsiapan.

Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat itu diketik. Surat resmi selalu diberi: (1) nomor urut surat yang dikirimkan (keluar); (2) kode; dan (3) tahun.

           Contoh:

            

 

Gambar 4

 

d. Lampiran (Lamp.)

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain, misalnya: 1) salinan ijazah/STTB; 2) akte kelahiran/akte kenal lahir; 3) surat berkelakuan baik; 4) surat keterangan kesehatan dari dokter pemerintah, dsb.

Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang boleh disingkat menjadi No. dan Lamp. harus taat asas. Jika kata Nomor disingkat No., kata Lampiran juga harus disingkat Lamp. dan jika ditulis lengkap, keduanya juga harus ditulis lengkap.

Contoh:

 

taat asas                   taat asas                   tidak taat asas         tidak taat asas

Nomor       : Lampiran   :

No.             : Lamp.         :

No.            : Lampiran   :

Nomor       : Lamp.        :

 

e. Hal/Perihal

Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca Hal/perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat itu. Hendaknya Hal/Perihal dituliskan secara ringkas dan jelas.

Hal/Perihal dapat dapat disamakan dengan judul karangan biasa. Oleh karena itu, harus berwujud frase (bukan kalimat) dan pokok surat dimulai dengan huruf kapital. Tidak ada tanda titik di belakangnya dan tidak digarisbawahi.

Dalam surat undangan, sering hanya dituliskan: Hal: Undangan Ini belum jelas, sebab belum menyebutkan isinya. Sebaiknya, dituliskan juga isinya, misalnya: Hal: Rapat Wali Murid.

Contoh:

 

Gambar 5

 

f. Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat, yaitu: (1) alamat dalam (pada helai surat); dan (2) alamat luar (pada amplop).

Alamat dalam menyebutkan berturut-turut:

1) nama orang/nama jabatan,

2) nama jalan dan nomor rumah/gedung, dan

3) nama kota.

Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama itu, tidak ditulis dengan huruf kapital semuanya. Nama orang hendaknya ditulis secara cermat dan lengkap, jangan disingkat atau diubah ejaannya. Jadi, harus sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh bersangkutan.

Ciri-ciri penulisan alamat surat sebagai berikut.

1) Di depan nama orang/jabatan dittuliskan ungkapan Yang Terhormat (disingkat Yth.).

2) Kata sapaan Saudara (Sdr.), Bapak, atau Ibu digunakan di depan nama orang. Kata sapaan tidak perlu digunakan jika diikuti nama jabatan (Rektor, Dekan, Direktur, Kepala Sekolah, dsb.).

3) Nama jalan hendaklah ditulis lengkap, tidak disingkat, misalnya Jalan Jenderal Basuki Rakhmat, disingkat/dipendekkan Jend. B. Rakhmat/Jl. Jend. Basuki R.

4) Nama kota tida didahuli kata depan di, tidak dituliskan dengan huruf kapital semua, tidak perlu digarisbawahi, dan tidak diakhiri tanda baca titik atau tanda baca lainnya.

5) Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan nama kantornya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya (misalnya Rektor, Dekan, dsb.), dapat dipakai sebutan Kepala atau Pemimpin (bukan Pimpinan).

6) Alamat ditujukan kepada nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannnya saja, bukan nama instansinya.

7) Kata Kepala yang biasa digunakan pada alamat tidak perlu dituliskan sebab tanpa kepada sudah jelas kepada siapa surat itu ditujukan.

      Contoh:

Yth. Prof. Dr. Suharyadi, M.S.

Rektor Universitas Dian Nusantara

Jl. Tanjung Duren Barat II/1, Grogol, Petamburan.

Jakarta Barat

 

g. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan Hormat (jangan disingkat Dh. atau DH) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum wr.wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

 

h. Isi surat 

Isi surat terdiri atas:

1) Kalimat pembuka

Alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat yang sesungguhnya.

Contoh: Kami beritahukan bahwa ....

2) Isi surat yang sesungguhnya.

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, dinyatakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.

Untuk menyusun isi surat yang baik hendaklah diperhatikan pedoman-pedoman ini.

a) Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, dinyatakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.

b) Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.

c) Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.

d) Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.

e) Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.

f) Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata-kata asing/kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan/kedaerah-daerahan, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

g) Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat/cocok dan menarik.

h) Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketikan yang bertumputumpuk.

i) Hendaklah dituliskan dengan ejaan yang betul.

3) Kalimat penutup.

Alinea penutup merupakan kesimpulan dan fungsi atau penegas isi surat.

Contoh: Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

 

i. Salam Penutup.

Salam penutup gunanya untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima, misalnya:

1) Hormat kami

2) Salam kami

3) Wasalam

Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak dicanturnkan salam penutup, melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantor, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tanda tangan. Dapat pula ditambah dengan NIP setelah nama terang.

 

j. Tembusan.

Tembusan (c.c. + carbon copy) dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/disampaikan kepada, orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah kopinya. Dengan menulis "tembusan" sesudah nama jabatan/NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan "tindasan" atau "distribusi kepada".

Teknik penulisan tembusan ada 2 macam:

1) Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan "tembusan".

2) Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan diberi nomor urut.

 

k. Inisial Pengonsep dan Pengetik

Pada bagian kiri bawah surat sering dituliskan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat (inisial). Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep surat dan pengetiknya. Dengan demikian, memudahkan pihak lain untuk menghubunginya jika ada kesalahan/kekurangan.

Sebenarnya inisial itu hanya berguna untuk keperluan intern pengirim surat, bukan untuk menerima surat. Oleh sebab itu, inisial itu cukup dituliskan saja jika memang dianggap perlu. Contoh: WL/DWS (=Winaria Lubis/Dadi Waras Suhardjono).

 

l. Singkatan dalam Surat Dinas

1) a.n.

a.n. (atas nama) penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa.

2) anb.

Anb. (atas nama beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika yang berwenan

3) u.b.

u.b. (untuk beliau), penulisan u dan b dengan huruf kecil semua masingmasing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya.

4) a.p.

a.p. (atas perintah), penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberi kuasa.

5) apb.

apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

6) plh.

plh. (pelaksana harian), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas mengasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.

7) wks.

wks. (wakil sementara), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik (.) dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan hadir karena tugas, untuk sementara penandatnganan surat oleh pejabat yag setingkat dengan eselonnya

8) u.p.

u.p. (untuk perintah), penulisannya u dan p dengan huruf kecil semua dan masing-masing diakhiri dengan titik (.), dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

9) c.q.

c.q. (casu quo) atau i.c. (in case) c.q. (casu quo) atau i.c. (in case), dipergunakan untuk menegaskan apa yang dimaksud pada isi surat.

 

 

 

 TUGAS MANDIRI

  A. Forum

I.    

        1. Coba Anda jelaskan perbedaan surat dinas kuasa dan surat dinas perintah!

        2. Buatlah contoh surat kuasa dan surat perintah!

 

        B. Kuis Benar atau Salah (True or False)

1. Surat adalah alat komunikasi untuk menyampaikan gagasan atau maksud dari penulis kepada penerima surat dalam bentuk tulisan.

2. Perbedaan surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga terletak pada penggunaannya. Surat pribadi adalah surat yang dikirim seseorang kepada orang lain atau instansi/organisasi yang ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga; surat dinas yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintahan untuk kepentingan administrasi pemerintah atau instansi swasta; sedangkan surat niaga adalah surat resmi yang digunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

3. Menurut isinya, surat dinas dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat laporan, surat pengantar, surat undangan, dan surat lamaran pekerjaan. 

4. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat kilat dan surat kilat khusus.

5. Salah satu fungsi surat dinas adalah sebagai dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Arifin, Zaenal dan Amran Tasai. 2008. Cermat Berbahasa Indonesia. Jakarta: Akademika Pressindo.

Mustakim. 1994. Membina Kemampuan Berbahasa. Jakarat: PT Gramedia Pustaka Utama.

Lubis, Winaria dan Dadi Waras Suhardjono. 2019. Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Jakarta: Sahabat Pena. ISBN 978-623-7440-11-6

Rahardi, Kunjana. 2008. Aturan Pembuatan dan Pemakaian Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.

Saddhono, Kundharu dan St. Y. Slamet. 2014. Pembelajaran Keterampilan Berbahasa Indonesia: Teori dan Aplikasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

 

Soedjito dan Solchan. 2016. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Suryani, dkk. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Widjono, Hs. 2007.Bahasa Indonesia Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian di Perguruan Tinggi. Jakarta: PT Grasindo.